طراحی و اجرای اتوماسیون اداری

اتوماسیون اداری به بی نظمی‌ها پایان می‌دهد

پس از دهه‌ها کار عملیاتی و شرکت‌داری با آزمون و خطای بسیار امروز به فرمولی رسیده‌ایم که به بی‌نظمی‌ها پایان می‌دهد و مدیریت را آسان می‌کند. دیگر نگران پیگیری فعالیت‌ها نخواهید بود، سازمان به یک نفر متکی نبوده و امور پرسنلی خودکار سازی خواهند شد. بهانه‌ها قابل پذیرش نبوده و فرار از مسئولیت بی‌معنی می‌شود. با کمک اتوماسیون یا خودکارسازی فرایند‌ها می‌توان به این کلیشه مدیریتی جامه‌ی عمل پوشانید: به جای مدیریت آدم‌ها، سیستم‌ها را مدیریت کنید. همیشه به مدیران توصیه شده که سیستم‌سازی کنند اما حلقه‌ی مفقوده‌ی سیستم‌سازی که کمتر به آن پرداخته شده ابزار است. بدون ابزار مناسب قادر به سیستم‌سازی نخواهیم بود و ما این ابزار را در اختیار شما قرار خواهیم داد. 

مشکلات اغلب شرکت‌ها

  • وابستگی سازمان به افراد کلیدی و هزینه‌ی بالای جایگزینی نیروها
  • نبود شفافیت در شرح وظایف و مسئولیت‌ها
  • سردرگمی درخواست‌ها و تاخیر در تایید و امضاهای اداری
  • پراکنده بودن اطلاعات مشتریان و پرسنل
  • عدم وجود تاریخچه‌ی تعاملات با مشتریان، تامین کنندگان و پرسنل
  • اختلاف برسر مرخصی، اضافه کاری و کارکرد پرسنل
  • پراکنده بودن اطلاعات مشتریان و پرسنل
  • عدم توانایی در گزارش دقیق از عملکرد افراد
  • زمان طولانی برای آموزش نیروهای جدید
  • نبود سیستم ردگیری برای تشخیص اینکه چه کسی چه کاری را انجام داد
  • ضعف در بایگانی اوراق و نامه‌ها
company headache

راه حل ما چیست؟

  • طراحی و استقرار فرایندهای استاندارد برای حذف وابستگی به افراد

  • تعریف شفاف نقش‌ها، وظایف و مسئولیت‌ها در بستر سیستم

  • ایجاد گردش‌کارهای خودکار برای درخواست‌ها، تأییدها و مکاتبات اداری

  • یکپارچه‌سازی اطلاعات مشتریان، پرسنل و پروژه‌ها در یک سامانه واحد

  • ثبت کامل تاریخچه تعاملات و فعالیت‌ها به‌صورت قابل پیگیری

  • مدیریت سیستمی مرخصی، اضافه‌کاری و کارکرد پرسنل 

  • ارائه گزارش‌های مدیریتی دقیق و لحظه‌ای از عملکرد سازمان

  • کاهش زمان آموزش نیروهای جدید با مستندسازی فرایندها

  • امکان ردگیری شفاف فعالیت‌ها و مسئول هر اقدام

  • بایگانی دیجیتال اسناد، قراردادها و نامه‌ها با دسترسی سریع

اتوماسیون

بخشی از امکانات سیستم

پرونده دیجیتال پرسنل و مشتریان

برای هر مشتری یا پرسنل شما یک صفحه شخصی ساخته خواهد شد و علاوه بر مدارک، کلیه‌ی تاریخچه‌ی شخص اعم از تماس‌ها، درخواست‌ها یا هر نکته‌ی دیگری ثبت می شود.

گواهی اشتغال پرسنل

هرشخص می‌تواند در پنل کاربری خود درخواست گواهی اشتغال یا کسر از حقوق ثبت کند و سیستم به صورت اتوماتیک گواهی را صادر و آماده‌ی امضا خواهد کرد و جلوی تماس‌ها و مراجعات گرفته می‌شود.

دفتر اندیکاتور

کلیه‌ی امور نامه نگاری برای نامه‌های صادره و وارده با امکان ایجاد گردشکار برای دریافت تاییدیه مدیران در سیستم انجام می‌شود و امکانات متنوع متناسب با نیاز سازمان شما قابل پیاده سازی‌ست.

گزارش های مدیریتی

امکان ایجاد بینهایت گزارش در زمینه های مختلف که می‌تواند تصمیم گیری را راحت‌تر نموده و سازمان را قابل پیش‌بینی می‌نماید.

سامانه درخواست مرخصی

امکان درخواست انواع مرخصی با سیاست‌گذاری‌های مختص سازمان شما که توسط گردشکار به افرادی که مسئول تایید مرخصی هستند ارسال خواهد شد.

اتصال به پنل پیامکی

اگر پنل پیامکی دارید به راحتی به سیستم اتوماسیون ما متصل می‌شود. از مزایای این سیستم این است که کلیه‌ی مراحل هر فرایند را می‌توان توسط پیامک به افراد مربوطه اطلاع رسانی کرد.

فیش حقوقی پرسنل

کلیه پرسنل می توانند فیش حقوقی خود را در پنل خود مشاهده نمایند و از مراجعات آن‌ها به واحد حسابدرای یا حقوق و دستمزد جلوگیری خواهد شد.

درخواست وام پرسنل

می‌توان سیاست‌های متنوع وام‌دهی و اعتبارسنجی پرسنل را برای سیستم تعریف نمود و کلیه مراحل از ثبت وام تا ارسال برای واحد حسابداری جهت پرداخت را به صورت کاملا خودکار شده را طراحی کرد.

خودکارسازی فرایندها

کلیه‌ی فرایندهای شرکت شما شناسایی شده و خودکارسازی می‌شود. دیگر نیاز نیست از تک‌تک افراد پیگیر کارها شوید. فقط با بررسی گزارش فرایندها با یک نگاه می‌توانید از کلیات امور مطلع شوید.

این‌ها صرفا بخشی از امکانات سیستم اتوماسیون اداری می‌باشد. جهت دریافت اطلاعات بیشتر و آگاهی از سایر امکانات سامانه روی لینک زیر بروید.

آمار زیر فقط مربوط به سال ۱۴۰۴ می‌باشد

۰
مشتری ثبت شده
۰
فیش حقوقی ثبت شده
۰
گواهی اشتغال صادر شده
۰
گردشکار اجرا شده

آخرین مقالات

پیمایش به بالا