محاسبه حقوق و دستمزد همیشه یکی از چالش‌های اصلی شرکت‌ها و سازمان‌ها در ایران بوده است. هنوز هم در بسیاری از کسب‌وکارهای کوچک و متوسط، این کار به روش سنتی انجام می‌شود؛ یعنی با استفاده از دفاتر کاغذی یا فایل‌های اکسل. شاید این شیوه در نگاه اول ساده و کم‌هزینه به نظر برسد، اما در عمل نقاط ضعف زیادی دارد که می‌تواند هم برای کارفرما و هم برای کارمندان دردسر ایجاد کند. در ادامه به مهم‌ترین مزایا و معایب سیستم سنتی محاسبه حقوق می‌پردازیم.
مزایای سیستم سنتی محاسبه حقوق
هزینه اولیه کم
یکی از اصلی‌ترین دلایلی که شرکت‌ها همچنان به استفاده از روش‌های سنتی ادامه می‌دهند، هزینه پایین شروع کار است. برای استفاده از اکسل یا دفاتر کاغذی نیاز به نرم‌افزارهای پیچیده یا زیرساخت خاصی وجود ندارد. یک کارشناس منابع انسانی با کمی تجربه می‌تواند جدول‌های اکسل را طراحی کند و حقوق‌ها را محاسبه نماید.
انعطاف در ابتدای کار
وقتی تعداد کارمندان کم است (مثلاً یک شرکت ۱۰ یا ۲۰ نفره)، روش‌های سنتی ممکن است به‌نظر کارآمد باشند. تغییر قوانین یا اضافه کردن آیتمی مثل حق مسکن یا اضافه‌کاری را می‌توان به‌سادگی در یک جدول اضافه کرد.
نیاز به آموزش کم
کار با اکسل یا دفتر حساب برای بیشتر حسابداران و کارشناسان منابع انسانی آشناست. در نتیجه نیاز به آموزش‌های تخصصی یا صرف وقت زیاد برای یادگیری یک نرم‌افزار جدید وجود ندارد.
معایب سیستم سنتی محاسبه حقوق
خطای انسانی بالا
بزرگ‌ترین مشکل سیستم سنتی، خطاهای انسانی است. یک اشتباه کوچک در فرمول اکسل یا حتی یک سهو در جمع و تفریق، می‌تواند منجر به اختلافات مالی بزرگ با کارمندان یا حتی جریمه‌های قانونی شود. به‌خصوص در ایران که قوانین بیمه و مالیات پیچیدگی‌های زیادی دارد، یک خطا ممکن است هزینه‌های سنگینی به شرکت تحمیل کند.
وقت‌گیر و خسته‌کننده
در شرکت‌های بزرگ با صدها کارمند، محاسبه حقوق به‌صورت دستی زمان بسیار زیادی می‌برد. هر تغییر کوچک در قوانین یا بخشنامه‌های وزارت کار، یعنی ساعت‌ها یا حتی روزها بازنویسی فرمول‌ها. در حالی‌که سیستم‌های نرم‌افزاری این تغییرات را به‌سرعت اعمال می‌کنند.
نبود امنیت اطلاعات
در روش سنتی، فایل‌های اکسل یا برگه‌های کاغذی به راحتی قابل دسترسی یا حتی سرقت هستند. گم‌شدن یک فایل می‌تواند سال‌ها داده مهم حقوقی را نابود کند. این مسئله در شرکت‌هایی که با نارضایتی کارکنان یا شکایات کارگری مواجه می‌شوند، می‌تواند بحران‌ساز شود.
دشواری در گزارش‌گیری
مدیران برای تصمیم‌گیری نیاز به گزارش‌های دقیق دارند. مثلاً می‌خواهند بدانند در یک سال چقدر اضافه‌کاری پرداخت شده یا هزینه بیمه چه روندی داشته است. در سیستم سنتی تهیه چنین گزارش‌هایی بسیار زمان‌بر است و معمولاً با خطا همراه است.
هم‌پایی نکردن با رشد سازمان
وقتی تعداد پرسنل کم باشد، اکسل جواب می‌دهد. اما به محض اینکه سازمان رشد می‌کند و به چند صد نفر می‌رسد، سیستم سنتی به‌کلی ناکارآمد می‌شود. بسیاری از شرکت‌های ایرانی تجربه کرده‌اند که تا زمانی که کوچک بودند مشکلی نداشتند، اما در زمان رشد با بحران‌های جدی روبه‌رو شدند.
تجربه کسب‌وکارهای ایرانی
بسیاری از شرکت‌های متوسط در ایران ابتدا با اکسل شروع کرده‌اند، اما با افزایش تعداد پرسنل و پیچیده‌تر شدن قوانین، مجبور شده‌اند به سمت اتوماسیون حرکت کنند. حتی برخی از سازمان‌های دولتی نیز به دلیل مشکلات در رسیدگی به حجم بالای اطلاعات، استفاده از سیستم‌های نرم‌افزاری حقوق و دستمزد را الزامی کرده‌اند.
جمع‌بندی: زمان تغییر فرارسیده
سیستم سنتی محاسبه حقوق شاید برای یک کسب‌وکار کوچک و تازه‌تأسیس قابل‌قبول باشد، اما برای شرکت‌های متوسط و بزرگ تبدیل به یک ریسک جدی می‌شود. خطای انسانی، اتلاف زمان، نبود امنیت اطلاعات و دشواری گزارش‌گیری باعث می‌شود که مدیران به فکر جایگزین باشند. امروز دیگر نرم‌افزارهای بومی و حتی سیستم‌های مبتنی بر CRM و ERP در ایران در دسترس‌اند که می‌توانند تمام این مشکلات را حل کنند.
در نهایت، انتخاب بین سیستم سنتی و مدرن بستگی به اندازه و چشم‌انداز سازمان شما دارد. اما اگر می‌خواهید رشد کنید، بهتر است هرچه زودتر به سمت اتوماسیون حقوق و دستمزد حرکت کنید.
برای مطالعه بیشتر درباره قوانین و مقررات حقوق و دستمزد می‌توانید به سایت وزارت تعاون، کار و رفاه اجتماعی مراجعه کنید.
حالا نوبت شماست
اگر شما هم هنوز از روش‌های سنتی برای محاسبه حقوق و دستمزد استفاده می‌کنید، وقت آن رسیده که یک‌بار برای همیشه تصمیم بگیرید. سیستم‌های مدرن می‌توانند شما را از سردردهای تکراری آزاد کنند و زمانتان را برای کارهای مهم‌تر برگردانند.
همین امروز با ما تماس بگیرید تا به شما کمک کنیم از روش‌های سنتی رها شده و به سمت مدرن کردن سیستم منابع انسانی حرکت کنید.